Доступ до системи електронного документообігу Суспільного, яка вже місяць працює в тестовому режимі, відтепер надано всім співробітникам центральної дирекції ПАТ "Національна суспільна телерадіокомпанія України". А до її наявних функцій – заявок на разові перепустки, господарські роботи та IT – днями додалися можливості формувати електронні службові записки й накази, вести вхідну та вихідну документацію. Щоб розповісти про всі деталі нововведення, а також на якому етапі наразі перебуває впровадження системи, директор департаменту організаційної роботи Катерина Логгінова, заступник директора департаменту організаційної роботи Олександр Челак та менеджер, відповідальний за впровадження електронного документообігу, Костянтин Триков провели зустріч з діловодами усіх департаментів центральної дирекції.
"Раніше ми збиралися з представниками окремих департаментів, щоб розібратися з процесами, які маємо перевести в електронний формат. Зараз хочемо започаткувати регулярні зустрічі з діловодами, щоб максимально налагодити електронний документообіг в компанії. Також починаємо більш активне спілкування з регіональними офісами, зв’язки з якими будуть як вертикальні, так і горизонтальні – між підрозділами. Можливість користуватися системою електронного документообігу у філіях з’явиться вже у новому році", – зазначив Олександр Челак.
На даному етапі електронний документообіг уже діє в центральному офісі телерадіокомпанії. Усім користувачам системи була розіслана детальна інструкція з оформлення заявок та документів. Кожен співробітник має свій особистий логін та пароль, який фіксується як електронний підпис. Згодом НСТУ зможе листуватися в цій системі й із зовнішніми контрагентами.
Важливою перевагою електронного документообігу є однократна реєстрація документу в системі. Кожен документ отримує свій унікальний номер, за яким (або за ключовими словами) можна його знайти, дізнатися де він, на якій стадії виконання перебуває, скільки лишилося часу до завершення відведених на виконання термінів. Система дозволяє також паралельно працювати з одним і тим самим документом кільком фахівцям. Це суттєво підвищує оперативність, яка є надважливою для виробництва контенту. Із часом, окремі процеси, які пройдуть всі тестування та технічно працюватимуть бездоганно, повністю припинять існувати у форматі паперового діловодства.
