З 15 січня 2018 року внутрішній документообіг у ПАТ "Національна суспільна телерадіокомпанія України" відбувається лише в електронному форматі. Відтепер заявки на IT-підтримку, господарські заявки, тимчасові перепустки та службові записки оформлюють у системі iDoc. У паперовому вигляді ці документи більше не приймають.
Доступ до системи iDoc мають усі співробітники центральної дирекції ПАТ "НСТУ". Щоб оформити заявку, потрібно авторизуватися в системі. Після цього співробітник потрапляє в кабінет користувача, де може створювати, переглядати й підписувати документи, а також відстежувати статус своєї заявки. Окрім цього, користувач має доступ до своїх опрацьованих заявок, які відображаються в розділі "Історія".
Щоб створити документ, працівник заходить у відповідний пункт меню, обирає зі списку потрібний тип заявки та заповнює необхідні поля. Після успішного оформлення користувач може відстежувати процес опрацювання заявки: стан документа, призначеного відповідального за виконання, зміни від керівника і коментар диспетчера. Коли заявку виконали, вона з’являється у розділі "Мої документи" зі статусом "Підтвердження виконання". Працівник, який оформлював документ, оцінює якість виконання заявки й підписує її. Також поряд із оцінкою замовник може залишити коментар щодо виконаної роботи.
Також у системі iDoc працівники, котрі мають відповідні повноваження, погоджують і затверджують службові записки, а також додають зауваження щодо цих документів. Окрім цього, особа, зазначена як адресат службової записки, може підписати документ, відмовити авторові записки чи делегувати виконання іншій особі. Після опрацювання службова записка буде доступна авторові для ознайомлення з результатами розгляду.
"Запровадження електронного документообігу – це важливий крок у реформуванні Суспільного. Паперова бюрократична тяганина тепер у минулому. Система iDoc суттєво спрощує та прискорює комунікацію в компанії. Будь-який користувач може відстежувати, як "рухається" його запит, на якій стадії перебуває. Важлива опція – оцінювання якості роботи та можливість залишити про це коментар. Така система сприяє прозорості робочих процесів і значно підвищує їхню ефективність", – наголошує виконавчий директор ПАТ "НСТУ" Олександр Лієв.
Невдовзі за допомогою системи iDoc оформлюватимуть усю документацію НСТУ.
