Національна суспільна телерадіокомпанія України наразі тестує систему електронного документообігу. Зараз це низка процесів у рамках Центральної дирекції. Та вже на початку наступного року до єдиної системи електронного документообігу доєднаються всі філії Суспільного.
"Ми прагнемо оптимізувати процес документообігу в компанії, позбутися зайвої бюрократії та купи паперів. Навіть для найпростіших господарчих замовлень раніше писали "службові" і збирали десятки підписів на документі, а це займало багато часу. Тепер усе це замінить єдина електронна система зі зручним і сучасним інтерфейсом. Документальний супровід бізнес-процесів стане простим та швидким", – розповів виконавчий директор ПАТ "НСТУ" Олександр Лієв.
Для впровадження системи електронного документообігу в НСТУ було створено робочу групу, до складу якої увійшли представники всіх департаментів та IT-фахівці, котрі працюють із підрядником, аналізуючи процеси, які треба автоматизувати.
Координатор робочої групи з впровадження електронного документообігу, заступник директора департаменту організаційної роботи Олександр Челак зазначив: "Зараз ми тестуємо систему на таких процесах, як господарські заявки всередині компанії, IT-заявки і система перепусток. Найближчим часом у грудні додамо також вхідну й вихідну документацію. Система працює швидко, має дуже простий інтерфейс. Залишаючи заявку, кожен замовник може спостерігати за процесом її виконання. Також налаштовано сповіщення про завершення чи про терміни роботи, за результатами якої можна виставити оцінку й залишити коментар. Я впевнений, що за перші місяці користування системою всі працівники відчують її переваги".
Він також розповів, що важливою перевагою електронного документообігу є однократна реєстрація документу в системі. Кожен документ отримує свій унікальний номер, за яким (або за ключовими словами) можна його знайти, дізнатися де він, на якій стадії виконання перебуває, скільки лишилося часу до завершення відведених на виконання термінів. Система дозволяє також паралельно працювати з одним і тим самим документом кільком фахівцям. Це суттєво підвищує оперативність, яка є надважливою для виробництва контенту.
Після повномасштабного впровадження електронного документообігу, співробітники НСТУ зможуть листуватися в цій системі й із зовнішніми контрагентами. Це може бути як державна служба, що працює із системою iGov, так і комерційні структури.
Нову систему електронного документообігу презентували представникам регіональних філій НСТУ на координаційній зустрічі в рамках Академії суспільного мовлення. Окрім цього, учасники заходу ознайомилися з принципами й завданнями внутрішніх комунікацій у структурі Суспільного, обговорили ефективність вертикальної та горизонтальної взаємодії між підрозділами, переваги матричної системи управління в компанії і способи покращення бізнес-процесів у своїх філіях. "Під час зустрічі ми обговорили основні напрямки роботи департаменту організаційної роботи, важливість комунікації та ініціативи, що плануються в найближчі місяці. Наші колеги з регіонів багато розпитували про зміни. Сподіваюся, що це обговорення полегшить філіям процес входження у структуру Суспільного та допоможе глибше зрозуміти трансформаційні процеси в компанії, безпосередніми учасниками яких усі ми є", – зазначила директор департаменту з організаційної роботи ПАТ "НСТУ" Катерина Логгінова.
